各區(qū)縣住建局、發(fā)改委，西咸新區(qū)住建局、發(fā)改委，各開發(fā)區(qū)住建管理部門、發(fā)改部門，各招標人和招標代理機構(gòu)：
為規(guī)范我市房屋建筑和市政基礎(chǔ)設(shè)施工程（以下簡稱“工程”）招投標檔案管理，統(tǒng)一招標投標過程中檔案資料的收集、整理和歸檔標準，依據(jù)《中華人民共和國招標投標法》、《中華人民共和國檔案法》、國家標準《建設(shè)工程文件歸檔規(guī)范》（GB/T50328—2019）等有關(guān)法律、法規(guī)，結(jié)合我市實際，現(xiàn)就做好工程招標投標檔案管理工作通知如下：
一、本通知所稱房屋建筑和市政基礎(chǔ)設(shè)施工程項目招投標檔案（以下簡稱招投標檔案），是指納入建設(shè)行政主管部門監(jiān)管范圍的工程項目在招投標活動中直接形成的具有歸檔保存價值的文字、圖紙、圖表、聲像、電子文件等各種形式的歷史記錄。主要包括：工程招標投標活動中的招標、投標、開標、評標、定標和中標的各類資料；處理異議和投訴過程中的各類資料；現(xiàn)場取證和組織質(zhì)證活動中的各類資料；其他應(yīng)歸檔的各類資料。
二、各級招標監(jiān)管部門、建設(shè)單位（招標人）、工程招標代理機構(gòu)負責(zé)本單位招投標檔案收集、整理、匯總工作，并對檔案資料的完整性和真實性負責(zé)。實行電子化招標的工程招標投標活動過程形成的電子資料由市公共資源交易中心負責(zé)收集，并推送至交易平臺供招標人或其委托代理機構(gòu)下載。
三、各級招標監(jiān)管部門、建設(shè)單位（招標人）、工程招標代理機構(gòu)應(yīng)安排專人負責(zé)本單位工程招投標檔案管理，檔案管理人員應(yīng)遵守檔案管理的有關(guān)法律、法規(guī)和規(guī)章制度。
四、各級招標監(jiān)管部門的項目經(jīng)辦人應(yīng)在監(jiān)管過程中及時收集、整理、保存需要存檔的各類資料，將各自收集齊全的歸檔資料交本單位檔案管理人員。經(jīng)辦人發(fā)生變化時，應(yīng)當(dāng)做好交接工作。
五、各級招標監(jiān)管部門負責(zé)整理的招投標檔案應(yīng)當(dāng)包括如下內(nèi)容,并按順序組卷存檔（詳見附件招投標監(jiān)管機構(gòu)卷內(nèi)目錄式樣），存檔期為5年。
六、建設(shè)單位和工程招標代理機構(gòu)負責(zé)整理的招投標檔案應(yīng)當(dāng)包括如下內(nèi)容,并按順序組卷存檔（詳見附件建設(shè)單位和工程招標代理機構(gòu)卷內(nèi)目錄式樣），存檔期為15年。未中標單位的資格預(yù)審申請文件、投標文件應(yīng)當(dāng)自合同簽訂之日起，保存六個月后方可處理。
實行電子化招標的工程，組卷存檔內(nèi)容可為電子資料。
七、工程招標代理機構(gòu)的項目經(jīng)辦人應(yīng)在招標項目代理過程中及時收集、整理、保存所有需要歸檔的各種招投標資料，在完成其招標代理工作任務(wù)或招標人和中標人簽訂書面合同后，并在投標有效期內(nèi)將組卷歸檔的招投標檔案資料一式兩份分別移交本單位檔案管理人員和建設(shè)單位檔案管理人員。工程招標代理機構(gòu)向建設(shè)單位移交檔案時，應(yīng)編制移交清單，雙方簽字、蓋章后方可交接。
八、各單位檔案管理人員在收到歸檔的招標投標資料后，應(yīng)及時登記，并認真做好檔案資料的立卷、驗收、歸檔和集中管理工作。歸檔整理應(yīng)符合國家標準《建設(shè)工程文件歸檔規(guī)范》（GB/T50328-2019）的要求。
九、市公共資源交易中心負責(zé)保存工程招投標過程中在工程招投標交易、服務(wù)、監(jiān)管電子化平臺所形成的各種文字、數(shù)字、圖紙、圖表、聲像等電子資料及相關(guān)影像資料，保存期限為15年。
十、歸檔的招投標文件材料應(yīng)字跡清楚、圖樣清晰、圖表整潔，需要單位或個人簽字蓋章的，其簽字蓋章手續(xù)應(yīng)完備，并應(yīng)采用碳素墨水、藍黑墨水等耐久性強的書寫材料，不得使用紅色墨水、純藍墨水、圓珠筆、復(fù)寫紙、鉛筆等易褪色的書寫材料。計算機輸出文字和圖件應(yīng)使用激光打印機，不應(yīng)使用色帶式打印機、水性墨打印機和熱敏打印機。所有存檔的文件材料幅面尺寸規(guī)格宜為A4幅面（297㎜×210㎜）。圖紙宜采用國家標準圖幅。
十一、歸檔的招投標電子文件應(yīng)采用下表所列開放式文件格式或通用格式進行存儲。專用軟件產(chǎn)生的非通用格式的電子文件應(yīng)轉(zhuǎn)換成通用格式。
歸檔的招投標電子文件應(yīng)包含元數(shù)據(jù)，保證文件的完整性和有效性。元數(shù)據(jù)應(yīng)符合現(xiàn)行行業(yè)標準《建設(shè)電子檔案元數(shù)據(jù)標準》CJJ/T187的規(guī)定。
歸檔的招投標電子文件應(yīng)采用電子簽名等手段，所載內(nèi)容應(yīng)真實和可靠。其內(nèi)容必須與其紙質(zhì)檔案一致。
存儲移交電子檔案的載體應(yīng)經(jīng)過檢測，應(yīng)無病毒、無數(shù)據(jù)讀寫故障，并應(yīng)確保接收方能通過適當(dāng)設(shè)備讀出數(shù)據(jù)。
十二、招投標檔案原則上只為招標人（招標代理機構(gòu)）、投標人以及有關(guān)行政執(zhí)法部門、紀檢監(jiān)察部門、司法機關(guān)等提供查詢服務(wù)。招標人（招標代理機構(gòu)）只能查閱本單位招標項目檔案，投標人只能查閱本單位的投標文件。查閱、摘抄或復(fù)印招投標檔案資料，必須履行批準、登記手續(xù),并出具單位介紹信或委托書。查閱檔案時，必須精心愛護，不得拆卷、抽頁、涂改、銷毀。
十三、各級招投標監(jiān)管部門應(yīng)將招投標檔案管理作為“雙隨機、一公開”檢查內(nèi)容之一，對存在管理制度不健全、管理工作不重視、檔案不完整等問題的招標人或招標代理機構(gòu)，應(yīng)要求其立即整改，情節(jié)嚴重的作為不良行為計入企業(yè)信用檔案。
十四、建設(shè)行政部門執(zhí)法檢查時，招標人、招標代理機構(gòu)應(yīng)主動配合出示檔案。
十五、任何單位和個人不得擅自損毀存檔備查的招標投標檔案。資料達到保存期限需要銷毀的，應(yīng)當(dāng)按照相關(guān)規(guī)定處理。銷毀招標投標檔案必須登記造冊。
3.卷內(nèi)目錄式樣（建設(shè)單位和代理機構(gòu)）
西安市住房和城鄉(xiāng)建設(shè)局 西安市發(fā)展和改革委員會
2022年3月21日
